おでかけイベントレポート

【2017年5月4日おでかけライブin札幌つどーむ72】イベントレポート!

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札幌では例年、GWには東区にあるコミュニティードーム「つどーむ」で開催しています。
つどーむは、本来軟式野球や サッカーなどのスポーツ施設として建てられましたが、
イベントや式典などにも利用できる会場です。
最近は年3回つどーむで開催しています。

今回、初めて札幌イベントのレポートをお届けします。
初回ですので、つどーむの施設紹介とスタッフが取り組んでいるナカのお話をします。

 

まずは、設営だ!
つどーむは、野球ができるほどの広いドームです。
そのため、イベント当日からの設営では間に合わず、前日の17時から設営を開始します。

1 全天候型施設として設立されたドームタイプの会場です

2 一面に人工芝が敷かれています

丸い会場を、サークルスペースとコスプレゾーンに二分して使用します。
17時になると、レンタル机等の備品を積んだトラックが会場入り、業者さんとスタッフが一緒にまずは荷下ろしから始めます。
会場が広いので、ホークリフトを使用して、机や椅子など備品を運びます。

3 業者さんだけでなく、免許のあるスタッフも運転します

4 19時。サークルスペースが出来上がりました

前日の設営が終わるのは、21時過ぎです。
ここでいったん解散しますが、東京と札幌スタッフが会うのは2ヶ月ぶりです。電話やメールでは伝えきれないこともあり、
また、最終調整も必要です。メインスタッフ十数名が残り、前回の反省を含め、打ち合わせをします。

 

今回は、主に次のような話し合いがありました。
・サークル入場は朝9時30分からだけど、もっと早くしてほしいとの要望もいただいている。今回は、9時入場を目標にしよう!
・サークル受付列と一般待機列を二手に分けるのだが、その表示が分かりづらいとの意見がある。
誘導スタッフはいつも以上に大きな声を出そう。間違う方がないように追加スタッフも立てよう。
・追加イスの引き取り所が遠いという意見があり、本部から2カ所に設置するよう指示された。この部署割りを決めよう。
・今回はコスプレさんが多そうなので、もし、2カ所のコスプレ更衣室が溢れた場合、3カ所目の臨時更衣室を借りて開放しよう。
その場合、早く並んだ方が早く入れるようにしなくては。2カ所の更衣室からの誘導方法を再確認しよう。
…といった感じで延々話し合いが続きます。メインスタッフが解散したのは、11時近くになっていました。
明日は、いよいよ本番です!

 

イベント当日。
暑い!朝から暑い!
この日北海道は季節はずれの夏日になってしまいました。札幌で25度。30度まで上がったところもあります。
沖縄より暑かったようです。

さて、朝は朝7時30分に集合です。
早速、昨夜の打ち合わせ通り、9時のサークル入場と一般待機列誘導の支度を始めました。
5 朝から北海道らしからぬ暑さを記録しました

6 エントランスから、サークル、一般に分かれて入ります

つどーむは人工芝のため飲食ができません。
前日の設営でスタッフがシートを敷いて「飲食スペース」を設置しました。
ここに会議机を並べると、飲食ができるようになります。
7 人工芝のため飲食ができるのは、シートを敷いた「飲食スペース」のみです

また、飲食スペースに隣接して、「メークゾーン」も設置します。札幌では「化粧スペース」と呼んでいます。
8 いつの間にか、名物(?)になってしまった手作りPOPです

 

さあ、9時になりました!
30分早くサークル入場と一般待機列入場の開始です。
一般入場は11時からですが、エントランスが狭いためドームの会場に入っていただき、外周に沿って並ぶことになります。

9 9時、サークル、一般待機列入場がスタートしました

10 広いドームの外周に半周以上の待機列ができます

11 委託販売ブースが出来上がりました

 

準備万端!
その頃、会場内では販売ゾーン、コスプレゾーンの最終設営も出来上がっています。
スタッフは、各部署に散って担当業務をこなします。
10時10分。
コスプレをなさるサークルさんは、サークル入場とともに更衣室が使用出来ます。
10時を過ぎると更衣室に向かうサークルさんが多くなります。

10時20分。
開場の11時が近づくにつれ、サークルさんの準備も進みます。新刊も多く発行されていました。

10時40分。
一般待機列が、半周を越えたためUターンして列をつくることになりました。

10時55分。
あと5分。駆け込み入場されるサークルさんもあり、本部は大忙しです。

11時。無事、開場!

12 準備中のサークルさん。忙しそうです

開場すると、買い物に行く方、お友達に会いに行く方、コスプレ更衣室に並ぶ方、チラシ置き場のチラシをGETする方、
委託ブースに急ぐ方など様々です。
GWは例年コスプレをされる方が多く、この日もコスプレゾーン、クロークが大にぎわいでした。

13-2 どんどんクロークの荷物が多くなっていきます
14-2

14 ドームの1/3がコスプレさんで埋まり、場内が華やぎます

お昼になると、エントランスにある売店や、レストランがいっぱいになります。
15 会場の粋な(?)はからいでコスプレのままエントランスに行け、食事もできます。喫煙もここで出来ます。

 

15時。イベント終了!
15時15分から、スタッフと業者さんの撤収作業が始まります。

この日は、夜間に他企業の設営が入っていたため、急いで撤収し、引き渡さなくてはいけません。
そのことを放送しましたら、椅子を撤収場所まで運んでくださった多くのサークルの方、
更衣を急ぐようお友達に声かけしてくださったコスプレの方、
撤収のお手伝いをしてくださった男性参加者の方々…たくさんの方が手助けしてくださいました。
ありがとうございました。

つくづく、イベントは参加者全員でつくりあげていくものだな、と感動いたしました。本当にありがとうございました。

16 椅子の片づけをお手伝いいただきました!ありがとうございました!
17 椅子と机を倒して、ラックに詰め、フォークリフトでトラックまで運びます。
2-2

おかげさまで次に使用される企業様に引き渡しができました!(ちょっと、予定時間に遅れましたが…

 

 

次回以降のつどーむは7月23日、9月24日、そして来年のGWと続きます。
あれ?9月から来年5月まで開催がない?
そうです、つどーむは暖房施設がなく、冬季は(寒すぎて!)イベントができず、他会場での開催となります。

【おでかけライブin札幌】札幌イベントについてはコチラをご覧ください☆→http://www.youyou.co.jp/allgenre/sapporo/

 

 

 

 

 

 

アンソロジー&企画担当

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スタジオYOUイベントで販売する、各種アンソロジー発行を担当。
当日のイベント企画をやったりもします!

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